A governança de materiais é a estruturação da excelência na administração e controle de itens, o que inclui o monitoramento físico, contábil e fiscal. Desse aspecto, ela também é um importante veículo de alcance de conformidade com a legislação e as práticas internas, das mais importantes às mais elementares.
Não à toa, a governança de cadastro de materiais é um tema bastante frequente em vários setores da indústria e, muitas vezes, pouco compreendido em seus pormenores. Por isso, se dedicar uns poucos minutos à leitura deste texto, podemos garantir uma visão abrangente sobre o assunto e a relevância das práticas adotadas. Confira!
O que é governança de materiais?
O processo de Governança que é realizado após o saneamento da base cadastral, deverá manter o cadastro saneado durante o processo de consultas sobre novos itens ou itens existentes, e solicitações de entrada de novos registros. Este processo também garante a manutenção de alterações nos registros envolvendo:
- classificação: que agrupa os materiais de acordo com suas características físicas e definições contábeis e fiscais;
- codificação: que estabelece um padrão de codificação que permite identificar e auditar os cadastros;
- PDM: descreve o padrão dos materiais, de modo a evitar redundâncias e permitir especificações que diferenciam os materiais;
- workflow: elabora o fluxo de cadastro de materiais;
- procedimento: formaliza todos os detalhes e definições de governança de cadastro de materiais em um documento, que pode ser usado como guia.
Qual a importância da governança de materiais?
Com base na descrição acima, fica evidente a importância da governança de materiais para a organização, a otimização e a padronização dos processos e práticas do cadastro de materiais. Além disso, devemos considerar cada um dos tópicos seguintes.
Melhora o planejamento
Todo o processo de normatização e definição, característico da governança de materiais, contribui para determinar diretrizes fundamentais para o planejamento que, por sua vez, é muito importante para a gestão de compras.
Com base nas determinações da governança, o planejamento é mais facilmente estruturado e pode se concentrar em objetivos concretos de aprimoramento e controle. Além disso, planejar uma estrutura organizada aumenta as chances de que o plano seja, de fato, colocado em prática, pois a equipe pode se concentrar nos objetivos estratégicos, no lugar de se preocupar com problemas pontuais de rotina, mais frequentes na ausência da governança.
Garante a padronização
Boa parte da segurança em processos depende de padrões determinados e funcionais. No caso das compras, especialmente da governança de cadastro de materiais, o padrão favorece o controle, a classificação e a categorização.
Seja do aspecto físico, seja do fiscal ou seja do contábil, cada item pode ter sua classificação predeterminada, o que elimina inconsistências causadas por dados não-estruturados — aqueles sem uma classificação padrão, que permita comparações e tabulações estatísticas.
Melhora a eficiência dos controles
Parte da eficiência dos controles vem, justamente, de uma melhor estruturação dos dados de cadastro. Imagine, por exemplo, um componente cadastrado com códigos diferentes ou classificado em mais de uma categoria. Até mesmo o controle de estoque fica prejudicado nesse caso.
Especialmente em armazéns com grande quantidade de itens, essas inconsistências trazem grandes prejuízos, mas podem ser resolvidas com práticas simples e elementares.
O outro aspecto de melhoria da eficiência decorre de uma maior organização, que é a essência da governança de cadastro de materiais. É surpreendente observar a quantidade de tempo que podemos perder procurando um documento ou um item que, por falta de governança, não foi devidamente cadastrado e registrado.
Reduz erros
Do mesmo ponto de vista, é natural esperar por uma significativa diminuição da incidência de erros de cadastro, controle e procedimentos. Duplicações e erros de classificação são bons exemplos do que pode ser evitado com as definições estabelecidas pela governança de materiais.
Esse benefício também atinge o controle contábil e fiscal, o que elimina problemas comuns de registro e lançamento. Além de dificultar o monitoramento, esses equívocos também afetam a conformidade dos procedimentos da empresa com as regras legais, o que é ainda mais importante para empresas que participam de licitações ou captam recursos de incentivos à inovação, por exemplo, pois esses casos exigem a comprovação de regularidade fiscal.
Diminui perdas
Ao mesmo tempo, essa regularidade evita punições e multas, que podem gerar perdas em espécie. Contudo, o grande ganho na diminuição desses prejuízos decorre de um maior controle e eficiência, que são aspectos presentes em cada detalhe da governança.
A facilidade do processo de auditorias e dos inventários, também contribui para a eficiência dessas atividades, que têm alto impacto na redução de perdas das mais variadas classes: físicas, contábeis e fiscais.
Otimiza resultados
A otimização de resultados é, basicamente, a aplicação ótima dos mesmos recursos disponíveis, o que popularmente chamamos de “fazer mais com menos”. A lógica é garantir o máximo aproveitamento dos recursos e a governança é um requisito para alcançar esse objetivo.
Estrutura a logística
Com mais dados de controle de estoque e informações mais confiáveis, padronizadas e acessíveis, a governança garante uma base estrutural que em muito favorece a logística. Os planos e arranjos podem ser pensados em termos mais abrangentes e de modo mais confiável, pois as práticas adotadas permitem enxergar a realidade situacional da empresa e os processos com mais clareza.
Além disso, esse setor é favorecido pela sinergia entre as várias equipes envolvidas, inclusive os fornecedores, uma vez que os códigos, parâmetros e definições seguem um padrão mais rígido, que é compartilhado entre todos os envolvidos.
Como usar o cadastro de materiais em governança?
Para aplicar a governança de cadastro de materiais à gestão de estoque e a cada processo do setor de compras, é preciso contar com ferramentas e aplicações capazes de facilitar o trabalho. Sem tecnologia, é praticamente impossível estabelecer uma operação suficientemente fluída para focar na governança de um ponto de vista estratégico.
Ao automatizar processos, procedimentos e controles, os recursos tecnológicos garantem uma operação mais autônoma, o que “abre a janela” que a equipe precisa para se dedicar à governança de cadastro de materiais.
Além disso, podemos dizer que as soluções inovadoras de governança de materiais contribuem para a adaptação da empresa e do setor de compras aos novos tempos e ao futuro anunciado pela Indústria 4.0. A transformação digital faz com que as empresas busquem a governança de ambientes, estoques e operações virtuais.
Nesse contexto, a tecnologia é parte integrante da empresa moderna e fornece as bases para essa necessária estruturação.
Por isso, entre em contato com a nossa equipe e conheça as soluções, que são resultados de mais de 4 décadas de know-how de apoio ao setor de compras.