O controle e governança dos materiais adquiridos e vendidos em sua empresa precisa ser feito de forma adequada e segura, a fim de evitar problemas tanto na organização interna quanto em relação à legislação vigente, principalmente nas áreas fiscal e tributária.
Assim, é importante introduzir uma padronização no cadastro de materiais, de modo a garantir maior eficiência, menos perdas e prejuízos ao longo das atividades. Isso permite, também, que seja possível a troca de informações entre filiais do mesmo negócio.
O saneamento do cadastro de materiais, assim, cumpre um papel importante para tornar o setor de compras e vendas mais estratégicos em seu negócio. Saiba mais neste artigo e tire suas dúvidas sobre o tema.
O que é saneamento no cadastro de materiais?
O saneamento de cadastro de materiais é uma prática que permite realizar um cadastro mais confiável, simples e correto nas organizações. Assim, minimiza-se as chances e riscos de problemas que possam gerar duplicidade de informações, erros no cadastro, esquecer de algum item, entre outros.
Além disso, ao garantir um cadastro mais eficiente, é possível ter informações estratégicas na sua organização, que poderão ser utilizadas para uma série de atividades posteriormente, tais quais controle de estoque, geração de relatórios, entre outros.
Como funciona este processo?
Para que o saneamento seja eficiente, é importante contar com uma forma de categorização eficiente, criando as “famílias” no cadastro. Cada uma delas agrupa itens que sejam semelhantes em uma categoria específica, originando um padrão específico para esse fim.
Assim, cada produto novo que entra ou que é criado em seu negócio deve ser avaliado para compreender em qual padrão (ou família) se enquadra. Portanto, esse processo é feito de forma individual, segundo as especificações de cada tipo de produto, que podem ser:
- a aplicação do produto;
- o material utilizado;
- como foi feita sua fabricação;
- a sua dimensão.
Qual a importância de fazer um processo de saneamento de materiais de forma eficiente?
O processo de saneamento no cadastro de materiais é fundamental para evitar problemas na categorização das peças e ter um registro eficiente dos itens presentes em seu negócio, sejam aqueles que tenham sido adquiridos como insumo, seja para aqueles fabricados para serem comercializados posteriormente.
Assim, é fundamental identificar a importância de um processo eficiente. Veja os principais pontos a seguir.
- dados corretos — a prática é essencial para uma descrição correta na nota fiscal e no registro do SPED Fiscal, mantendo os dados atualizados junto à Receita Federal;
- cumprimento da lei — isso também gera o cumprimento adequado da legislação fiscal, tributária e contábil;
- boa administração — o saneamento de materiais gera um maior controle sobre os materiais presentes na empresa;
- controle das operações — permite verificar se o item desejado está presente em estoque;
- melhoria na tomada de decisões — auxilia a determinar o momento correto de reabastecer o estoque;
Por fim, cabe ressaltar que se a empresa realiza a fabricação dos produtos, é importante que seja feita a classificação correta dentro do NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), uma obrigatoriedade, por tratar-se da classificação fiscal que permite a identificação da natureza das mercadorias comercializadas nos países signatários do Mercosul, auxiliando no comércio internacional.
Como fazer um saneamento de materiais de forma eficiente?
Diante da importância que listei acima, você deve estar se perguntando: “mas como faço um saneamento de cadastro de materiais de forma eficiente”? Vou mostrar algumas dicas importantes para isso a seguir.
Faça um diagnóstico da empresa
É fundamental observar como a sua empresa realiza processos internos que estão conectados às funções de cadastro de materiais — como entrada de itens, emissão de notas fiscais, geração de relatórios, entre outros pontos.
Assim, é possível pensar em um diagnóstico completo, que leve em consideração como essas práticas são realizadas e, assim, garantir que tudo que envolva o cadastro de materiais seja uniformizado, padronizado e evitando possíveis erros. Isso só é possível ao realizar um diagnóstico aprofundado do negócio.
Mude os processos internos
Identificou quais são os pontos frágeis do seu negócio? É hora de começar a mudar os processos internos. Afinal, um dos pressupostos do saneamento no cadastro de materiais é realizar uma padronização interna. Para isso, é fundamental fazer uma adaptação e troca gradual dos processos internamente.
Isso também perpassa a criar as famílias e categorias que falei anteriormente, treinando os colaboradores que terão envolvimento com essas questões. Lembre-se de acrescentar um período de transição, no qual a atenção deverá ser redobrada para este fim.
Analise os materiais individualmente
Após o estabelecimento das mudanças internas, é hora de analisar os materiais, de forma individual. Cada um dos itens deverá passar por um cadastro interno, separando-os de acordo com funcionalidade, composição, entre outras características importantes. Deve-se, assim, criar códigos para cada um deles, de forma que, todos os itens que tenham a composição semelhante deverão ser categorizados dentro do mesmo código.
Siga um padrão
Lembre-se sempre: é fundamental que seja seguido um padrão neste processo — isso é importante tanto para as funções internas dentro da unidade, quanto para situações nas quais o seu negócio tenha filiais. Portanto, torna-se primordial que as informações possam circular, sem gargalos ou conflitos. Assim, defina e documente os padrões, para que todos os envolvidos possam estar cientes disso.
Conte com um dicionário de termos
Um dicionário de termos poderá ser o seu maior aliado no processo de saneamento de classificação de materiais. Isso porque cada negócio tem sua particularidade no que diz respeito ao uso de materiais e, assim, pode-se utilizar alguns termos que não são usuais.
Nesse contexto, a criação de um dicionário de termos permite que essas informações não sejam esquecidas com o tempo, bem como não se perdem diante da troca de funcionários em seu negócio.
Atente à classificação fiscal
A classificação fiscal é uma forma estabelecida para a padronização do cadastro de produtos, evitando problemas de informações desconectadas nas trocas entre empresas, bem como serve para controle pelos órgãos reguladores. É uma obrigatoriedade por lei e é fiscalizado pela Receita Federal.
Ele norteia quais serão as taxas e impostos a serem aplicados nos produtos, nos processos de compra e venda e, assim, é fundamental que os responsáveis pelo processo estejam atentos para não errarem no processo. É preciso cadastrar os dados no SPED Fiscal, da Receita Federal.
Conte com o auxílio da tecnologia
Para evitar erros, agilizar o processo e garantir trocas de informações de forma contínua e eficiente, é importante contar com o auxílio da tecnologia. Sistemas focados em cadastros e saneamento de materiais serão úteis neste processo, garantindo maior precisão.
Para isso, é importante escolher o sistema que possa trazer os resultados esperados para sua empresa e, consequentemente, garantir que seu negócio seguirá a legislação vigente e otimizar processos internos. Além disso, por meio do sistema, será possível levar o seu negócio ao patamar das Compras 4.0.
Para isso, conte com a Comlink. Nossa solução é criada para auxiliar seu negócio a manter uma gestão de materiais eficiente, bem como permite também outras funções importantes para compra e venda no setor B2B. Quer saber quais? Entre em contato e tire suas dúvidas com um de nossos atendentes.