Processo de cotação de preços: como torná-lo mais eficiente na empresa?

O processo de cotação de preços deve ser bem pensado e executado, pois ele subsidia uma série de outras etapas comerciais — por exemplo, a compra de mercadorias e a formulação de preços de venda. Logo, se sua cotação falha, poderá enfrentar vários outros problemas.

Há muitas vantagens ligadas ao aumento da eficiência na cotação de preços. A maior agilidade dos processos diários, a redução de custos diretos de produção e a construção de parcerias estratégicas são bons exemplos. Portanto, é preciso ficar atento ao assunto.

Pensando nisso, criei este artigo especialmente para você. Vou explicar como aumentar a eficiência do processo de cotação de preços. Então, continue atentamente com sua leitura!

Comece com uma lista dos insumos

Para fazer a cotação é preciso, primeiro, se planejar. Então faça uma lista dos materiais que são necessários à sua produção e descreva cada um deles com clareza. Desse modo, poderá ter mais certeza sobre o que precisa, quanto (unidades) precisa e para quando precisa.

Crie uma lista organizada e de fácil compreensão, afinal de contas, ela pode ser utiliza por outros profissionais. Para tal fim, categorize os insumos demandados de alguma forma — por exemplo, por área de produção, nível de prioridade ou tipo de fornecedor.

Além disso, busque por uma tecnologia que facilite a criação e compartilhamento da sua lista. Uma planilha eletrônica pode ser o primeiro passo, mas o ideal é contar com uma boa plataforma de gestão de compras. Assim, terá ainda mais velocidade e precisão diária.

Determine o que é prioridade na sua cotação

Se você está fazendo cotação de preços, o mais importante é o preço, certo?! Nem sempre. Claramente, o preço é importante, mas há uma série de outros fatores determinantes para uma compra bem-sucedida — como os prazos e padrões de entrega do produto.

Imagine dois fornecedores, o A e o B. Ambos fornecem o mesmo item, sendo que o B tem um preço levemente mais alto que o A. Porém, o B entrega de forma gratuita e rápida. Qual a melhor opção? Parece ser o B, apesar do preço do insumo ser mais elevado.

Nesse caso, a dica é: ao longo da cotação de preços, mantenha uma visão mais sistêmica. Além de olhar para o preço efetivo, avalie outros itens que podem tornar uma oferta mais ou menos atraente, como o custo da entrega, o prazo e a qualidade do produto.

Nunca contate um único fornecedor

O processo de cotação de preços demanda volume. Não basta falar com um fornecedor, ainda que ele seja o mais relevante do seu mercado. É preciso pesquisar por ao menos três ou quatro, pois isso possibilita um comparativo e melhora as opções de compra.

Nesse caso, munido da sua lista de insumos necessários, faça uma pesquisa sobre seus principais fornecedores. Avalie quais são os três ou quatro mais relevantes — ou aqueles que melhor atendem às exigências da sua empresa. Depois, contate cada um deles.

Para facilitar o processo de cotação, é interessante contar com a ajuda da tecnologia. Uma boa plataforma integra milhares de fornecedores e facilita o acesso a preços de forma muito mais rápida. Dessa maneira, precisará investir menos tempo e energia no processo.

Padronize sua solicitação de compra

Outro ponto importante é padronizar a solicitação, enviando o mesmo pedido (ou pedidos semelhantes) para fornecedores. Assim, criará uma isonomia, onde cada fornecedor poderá reportar sua melhor proposta. E mais, terá mais facilidade na etapa de análise.

Para padronizar sua solicitação, pense em três coisas: i) os itens solicitados; ii) a quantidade pedida (unidades); e iii) os critérios adicionais de compra, como prazo e local para a entrega. Sem isso, receberá propostas diferentes e de difícil comparação, o que afetará seu processo.

Na medida em que recebe os pedidos, pode analisá-los em termos de custo-benefício. Ou seja, quais oferecem as melhores condições de compra, tendo em vista o preço exigido pelo fornecedor. Dessa maneira, sua probabilidade de fazer uma boa compra será maior.

Pense em melhorar continuamente

O processo de cotação preços não deve ser estático. Pelo contrário. É necessário pensar em como ajustá-lo de forma contínua, no intuito de corrigir o que não funciona e padronizar o que leva a empresa alcançar bons resultados. Ou seja, é preciso melhorar continuamente.

Nesse caso, um método funcional é chamado de PDCA. Consiste em quatro etapas para avançar de forma contínua, que são: planejamento do que deve ser feito; execução; análise dos resultados e ação (no sentido de corrigir as maiores falhas e padronizar os acertos).

Na medida em que você transfora sua rotina de cotação de preços em um processo de melhoria, pode enxergar ajustes pontuais e precisos. No final, ao acumular mudanças, terá resultados mais satisfatórios e um processo que realmente atende suas exigências.

Conte com a ajuda da tecnologia

A tecnologia deve permear todo o seu processo de cotação de preços, afinal, bons sistemas melhoram o processo de seleção de fornecedores, definição de listas de pedidos, análise de propostas e assim sucessivamente. Sem tecnologia, o trabalho é mais moroso.

Bons sistemas ajudam de três principais formas:

1- criam uma rede realmente grande de compradores e vendedores, o que otimiza sua cotação; 2- simplificam ou até automatizam certas tarefas-chave, como o envio de pedidos; 3- promovem segurança da informação.

Sendo assim, ao contar com uma boa tecnologia, seu processo de cotação poderá ser imediatamente melhorado. Será muito mais fácil chegar até os fornecedores certos, enviar pedidos e analisar propostas, o que promove uma série de outras vantagens subsequentes.

Reflita sobre técnicas alternativas de cotação

Existem técnicas alternativas de cotação que podem facilitar sua cotação e gerar ótimos preços. O leilão reverso é um bom exemplo. Nesse caso, você lança na plataforma o item para que sejam ofertados os lances pelas empresas fornecedoras participantes, que são responsáveis por enviar suas ofertas e competem pelo menor preço de venda.

Veja, agora você está por dentro do tema, sabe qual a importância do processo de cotação de preços e como torná-lo mais eficiente. Lembre-se que boas tecnologias, como as soluções da Comlink, podem tornar seu processo mais ágil, seguro e preciso. Além disso, promovem preços de compra mais atraentes e permitem a construção de uma empresa competitiva.

E então, gostou do artigo que criei para você? Está pronto para melhorar seu processo de cotação de preços? Então, aproveite para conhecer mais das soluções da Comlink.