Pense no fluxograma de compras como uma representação gráfica do processo de compra. Através dela, é possível ter uma compreensão geral da compra e do resultado final esperado.
Essa ferramenta promove uma série de vantagens à empresa e aos seus colaboradores. O aumento do alinhamento, da previsibilidade do processo e da eficácia são ótimos exemplos disso, assim como a redução de riscos, falhas e etapas que apenas não devem existir.
Pensando na importância do assunto, neste post, explico como criar um fluxograma de compras e utilizá-lo para melhorar seus resultados. Boa leitura!
Conheça profundamente seu processo de compra
Se você quer montar o gráfico do seu processo de compras, o ideal é conhecê-lo com profundidade. Felizmente, é algo que demanda mais dedicação do que habilidade. É preciso imergir no processo e vivê-lo, depois transformar esse know-how no seu fluxograma.
Portanto, é importante que o setor de compras assuma algumas funções adicionais. Fale com seus principais fornecedores. Dedique-se à compreensão de tudo nos mínimos detalhes. Assim, terá mais chances de criar um fluxograma realista.
Faça um rascunho autêntico com o fluxograma em blocos
Se você já conhece profundamente seu processo de compras, faça um rascunho inicial do fluxo de trabalho. Para tanto, utilize o chamado fluxograma em blocos, que nada mais é do que o encadeamento de vários blocos, explicando as etapas-chave do processo.
É algo bem simples e não precisa de muito preparo. Nesse caso, o objetivo não é criar algo complexo, mas apenas registrar no papel o que você já sabe que existe. Outro ponto: preze pela autenticidade, mostrando como o processo funciona hoje (e não como deveria funcionar).
Some o que falta e subtraia o excesso
Seu fluxo de trabalho atual provavelmente não é o ideal. Com alguns ajustes, é possível extrair melhores resultados e envolver menos recursos, tornando o processo mais eficiente. Portanto, dedique-se a subtrair o que não serve e somar o que é realmente importante.
Por exemplo, você pode extrair checagens e protocolos dispendiosos, além de etapas fiscais excessivas. Por outro lado, pode somar tecnologias que flexibilizem o processo e melhorem a comunicação com fornecedores. Assim, o fluxo de compras será mais bem customizado.
Crie o modelo final do fluxo de compras
É hora de consolidar seus aprendizados e ajustes em um modelo final, o fluxograma de compras oficial da sua empresa. Para tal fim, conte com o chamado fluxograma funcional. Além de blocos (retângulos), esse fluxograma utiliza outros elementos geométricos.
Nesse caso, o objetivo é unir autenticidade (mostrando o que realmente acontece) com eficiência (definindo o fluxo de trabalho ideal). Não se preocupe se o modelo final ficar um pouco complexo, mas certifique-se de que ele é compreensível aos talentos envolvidos.
Agora você está por dentro do tema. Lembre-se de que a criação de um bom fluxograma promove uma série de vantagens, como o maior alinhamento e a redução de erros, além de somar previsibilidade ao processo. Boas tecnologias podem ajudar muito, visto que tornam a relação comprador-fornecedor mais dinâmica. Portanto, invista na modernização.
E então, gostou deste artigo? Aproveite para descobrir como as novas tecnologias estão revolucionando o setor de compras e adaptando-o à chamada indústria 4.0. Vamos lá!