8 erros de cadastro de materiais que sua empresa não pode cometer

Você sabe como é feito o cadastro de materiais na sua empresa? Esse ponto é importante para diversas atividades como compra e venda, controle de estoque, previsão de novos pedidos, identificação dos itens com maior demanda, entre outros.

No entanto, não encontramos um senso comum nas empresas sobre a realização prática desse trabalho, o que resulta na desorganização e falta de controle de um aspecto tão importante para o negócio.

Quer entender melhor como não cair nessa mesma situação, com os principais erros a serem evitados? Continue a leitura!

Como a gestão de cadastro de materiais deve ser feita?

Todo produto tem características próprias, recebe uma classificação fiscal e um imposto sobre ele. Erros nas descrições podem acarretar problemas com o cliente, que não recebe aquilo que comprou, e até mesmo com a Receita Federal, já que o recolhimento dos impostos é atrelado ao código — e, portanto, não será feito corretamente em caso de erro.

Para que traga os resultados desejados, o gerenciamento dos cadastros deve ser feito com atenção, seguindo as normas adotadas pelas principais empresas e pensando na experiência do consumidor. Deve haver, também, uma precisão nas quantidades disponíveis, facilitando a administração do estoque e a organização dos pedidos encaminhados ao fornecedor.

Quando essa gestão de cadastro é feita de maneira efetiva, resulta em economia de tempo e dinheiro, além de evitar problemas maiores e garantir uma administração mais clara e organizada da entrada e saída dos produtos.

Qual a importância de manter a padronização no cadastro de materiais?

A organização tem papel fundamental na padronização do cadastro de materiais. Afinal, esse processo auxilia, por exemplo, para que outros profissionais possam ter maior facilidade na realização das suas atividades. É o caso, por exemplo, daqueles que são responsáveis pela emissão de relatórios relacionados com os itens internos.

Além disso, a padronização permite uma série de benefícios, tais como:

• facilidade para encontrar informações no sistema: basta buscar o código do produto. Isso pode agilizar o processo ao invés de ter que buscar o nome do item em uma extensa lista;
• facilidade para reutilizar as informações presentes para roteiros de produção de itens que sejam feitas de forma similar;
• permite uma identificação facilitada das características que são pertinentes apenas a determinados grupos de produtos;
• permite a emissão de relatórios de forma facilitada e eficiente, já que eles precisam conter os dados dos materiais. Torna-se, assim, mais rápido encontrar as informações necessárias e importá-las para o documento.

Quais são os principais erros na gestão de cadastro?

Para você padronizar o cadastro de materiais e torná-lo uma base de informações confiável, que possa ser usada de maneira estratégica, é essencial evitar alguns erros que são cometidos frequentemente pelas empresas. Destacamos abaixo os mais comuns:

1. Fazer os cadastros sem um padrão

Sem um modelo determinado de registro das informações, fica difícil compreender o cadastro e organizar as informações. Isso traz complicações também para o cliente, que não consegue apurar os dados necessários e se organizar para fazer a compra.

Portanto, determine o que deve ser registrado, como: nome do produto, marca, peso, unidade, preço, medidas, data de validade, categoria, quantidade de fotos e como serão feitas, entre outros pontos.

Além de ajudar na produção dos cadastros, o padrão facilita a leitura das informações e passa mais segurança na hora de fechar a compra.

2. Não se preocupar com o método escolhido

Os cadastros de produtos não são apenas uma maneira da loja organizar o estoque e podem seguir uma nomenclatura e método próprio. Eles também são utilizados para facilitar a busca do cliente e o contato com os fornecedores.

Por isso, é importante entender como funcionam os códigos e nomenclaturas utilizados, e adotar essa norma, de acordo com o PDM (Padrão de Descrição de Materiais), que traz mais transparência para as negociações e facilita o SPED fiscal.

Outro ponto importante é atentar também ao padrão da NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), que regulariza os códigos, categorias e descrições dos produtos vendidos, a fim de facilitar a integração de informações entre fabricantes, varejistas e órgãos fiscalizadores.

3. Não analisar regularmente

O cadastro de produtos é um trabalho constante e que deve ser revisto periodicamente para identificar gargalos e otimizar o processo. Esse trabalho faz parte de uma abordagem de governança, que procura manter as atividades dentro das normas internas e das exigências legais.

4. Não indicar a categoria dos produtos

Quando você faz uma busca por um item, geralmente digita a categoria na qual ele se encaixa para agilizar a localização, ou até mesmo uma palavra-chave que o identifique.

O agrupamento dos produtos por categorias ajuda a encontrar o item mais rapidamente e favorece a comparação de preços entre marcas e opções. Sem esse recurso, provavelmente a experiência do seu cliente será prejudicada e ele pode até mesmo desistir da compra.

5. Não escolher uma equipe responsável pelo trabalho

Em algumas empresas, esse trabalho é feito pela área comercial, mas isso não é necessariamente uma regra. De qualquer forma, é importante ter uma equipe responsável pelos cadastros, que seguirão o padrão específico e terão mais experiência para identificar erros ou informações necessárias para que a descrição do item fique correta.

Se possível, providencie um treinamento para essas pessoas, a fim de que todos sigam a mesma norma e o resultado tenha um alto padrão de qualidade.

6. Não corrigir erros de impostos

Uma ação primordial para evitar problemas tributários é revisar e corrigir problemas no cadastro, ligados à cobrança de impostos sobre o produto. Vale lembrar que algumas tributações sofrem mudanças com o tempo, por isso é importante ficar atento a essas alterações e atualizar os dados frequentemente.

Preste atenção também em promoções que oferecem redução de valores por apenas um período de tempo.

7. Ignorar o uso da tecnologia

A tecnologia ocupa um papel primordial na gestão das empresas e parece até incoerente apostar em métodos já ultrapassados, como planilhas de Excel ou até mesmo a coleta das informações à mão.

Procure por softwares voltados para essa utilização e não esqueça de orientar os funcionários quanto ao uso, para que eles se familiarizem com a ferramenta e consigam usá-la corretamente.

8. Usar um sistema ineficiente

Se você já conseguiu digitalizar o cadastro de produtos, mas ainda não alcançou os resultados desejados, talvez o software escolhido não seja o mais indicado para isso.

Embora existam diversas opções no mercado, o ideal é que você busque um software inteligente e com bom suporte do fornecedor. Aposte em tecnologias capazes de integrar com os principais ERPs do mercado, para conseguir uma real otimização do trabalho.

Com o uso de uma tecnologia pensada especialmente para essa gestão, é possível fazer e monitorar os cadastros com mais eficiência, diminuindo os erros e protegendo a empresa de problemas maiores que possam manchar a sua reputação.

Como utilizar um sistema específico para o cadastro de materiais?

A adoção de um sistema que permita a padronização e melhor organização no cadastro de materiais exige algumas adaptações importantes no negócio para que o processo seja, de fato, eficiente. Afinal, a solução sozinha não traz os resultados necessários. Para isso, é importante que as ações internas estejam em consonância com o seu funcionamento. Vamos a algumas dicas importantes para essa adaptação:

Faça a separação por categorias

A separação por categorias é fundamental para uma organização e padronização das informações. Para isso, é importante definir qual o tipo de separação faz mais sentido para a lógica do seu negócio. Por exemplo:

• setor;
• grupo;
• famílias;
• cores.

Assim, considere nessa separação as principais questões de natureza e características para definir as melhores categorias.

Armazene os dados em nuvem

Atualmente, a computação em nuvem tem um papel fundamental para as organizações. É ela a responsável por garantir a proteção dos dados, bem como garantir a troca de dados com outras localidades.

Pense, por exemplo, em uma empresa com mais de uma unidade. Em vez de realizar o cadastro duas vezes, com cada responsável fazendo isso no sistema off-line de cada unidade (e correndo o risco de erros no processo), é muito mais seguro utilizar um sistema com armazenamento em nuvem, no qual é possível que as informações cadastradas em uma unidade sejam atualizadas no sistema utilizado em todas.

Utilize o código de barras

O uso do código de barras é um dos pontos mais importantes para que você possa tornar o processo de cadastro de materiais mais eficiente. Assim, por meio de uma numeração em sequência, é possível atribuir um código a um determinado produto ou material.

Por meio de leitura óptica, o sistema identifica o código do produto e faz o registro no sistema de controle de estoque. Então, por exemplo, ao entrar ou sair algum item do estoque, por meio do registro daquele código, o sistema já identifica sobre o que se trata e computa a ação imediatamente, sem maiores problemas.

Integre as ferramentas

Seu negócio utiliza ferramentas diversas para controle de estoque, gestão de supply chain e logística do negócio? Então é importante que ocorra um processo de integração interna, para que as informações possam transitar entre os diversos setores que necessitam das informações presentes no cadastro de materiais.

As soluções da Comlink permitem que você padronize as informações do cadastro de materiais de maneira clara e organizada, além de integrar com ERPs que facilitam o controle e a visão de estoque.

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