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A governança de cadastro de materiais trata-se da manutenção da base de cadastros já saneada e garante uma série de ações relacionadas com controle, segurança e adequação dos novos itens.
Sua adoção é fundamental para as estratégias da organização, bem como também é uma obrigatoriedade segundo a legislação nacional. Permite, assim, que você evite problemas com os órgãos fiscalizadores a longo prazo, além de uma série de outros benefícios.
Se a sua empresa ainda não aplica a governança de cadastro de materiais, deve rever essa questão o quanto antes. Continue lendo e veja os benefícios dessa adesão em seu negócio. Boa leitura.
Redução de retrabalho
Quando bem aplicada, a governança de cadastro de materiais permite mecanismos que evitam falhas no processo, garantindo a redução de retrabalho ou atividades duplicadas. Por exemplo, se a sua empresa trabalha com um sistema que utilize um banco de dados atualizado, contendo descrições técnicas de fabricantes, aplicações, marcas e referências, basta selecioná-los na lista, não sendo necessário digitá-los por completo.
Com isso, é possível evitar um maior índice de erros e, consequentemente, diminuindo a necessidade de retrabalho. E esse ponto vale, também, para outras áreas, como o setor contábil.
Sem a governança, é possível que ocorram descontroles sobre as informações das compras efetuadas e, consequentemente, isso gerar dados contábeis incorretos, havendo a necessidade de retrabalho futuro.
Otimização de gastos
A governança de cadastro de materiais tem, assim, o objetivo de conseguir reduzir etapas e tornar os processos mais eficientes — isso, consequentemente, melhora os gastos envolvidos, otimizando-os.
Por exemplo, se a sua empresa utiliza duas soluções diferentes: uma para o registro dos materiais e outro para a geração de nota fiscal, a governança pode unificá-los em uma mesma solução. Com isso, os gastos são melhor direcionados e garantem maior eficácia para a empresa.
Diminuição das chances de multas
Ao realizar uma boa governança de cadastro de materiais, é possível aproveitar o momento para fazer o saneamento de informações fiscais, dentro da classificação fiscal vigente (Nomenclatura Comum do Mercosul — NCM).
Além disso, os dados fiscais obrigatórios podem ser lançados de forma errônea ou incompleta e, assim, gerar problemas e multas para a sua empresa. Por exemplo, caso a nota fiscal seja elaborada sem as informações necessárias, a Receita Federal poderá multar o seu negócio por informações inconsistentes.
Por isso, é fundamental ter métodos de controle eficientes, minimizando possíveis problemas futuros que a sua empresa possa enfrentar com os órgãos fiscalizadores.
Cumprimento das obrigações
Há algumas obrigações importantes que merecem atenção por parte dos responsáveis pelo saneamento da base de dados dos produtos e materiais, a fim de cumprir os dispositivos legais.
Por exemplo, a legislação exige o registro do código NCM, a fim de identificar a natureza das mercadorias que circulam nos países signatários do Mercosul, bem como auxiliar na promoção do desenvolvimento do comércio internacional. Sendo assim, no ato de compra, o material precisa ter seu código fornecido e registrado.
A governança no cadastro de materiais, assim, permite um maior controle sobre o preenchimento das informações de forma correta, evitando problemas com os órgãos fiscalizadores.
Redução de riscos
A governança tem o objetivo de realizar a adoção de uma série de medidas que permitem a redução dos riscos envolvidos na prática de saneamento e cadastro de materiais. Com isso, seu negócio reduz as chances de ter problemas que possam trazer impactos tanto internos, complicando as rotinas dos gestores de supply chain e contábil, quanto externamente, enfrentando problemas junto aos órgãos fiscalizadores.
Aumento da produtividade
Ao reduzir etapas desnecessárias, reduzir os riscos existentes e a necessidade de retrabalho, há um aumento da produtividade no processo de registro de materiais. Quando utiliza, também, ferramentas específicas para este fim, esse benefício ganha um salto.
Afinal, as ferramentas permitem registros mais rápidos, com a catalogação prévia de códigos, insumos, nomes de materiais, fabricação e afins, o que facilita a inserção dos dados no sistema e o uso dos dados pelo setor contábil.
Aplicação de padronização
Atualmente um dos padrões mais utilizados é o Padrão de Descrição de Materiais, aplicada em ampla escala nacionalmente, a qual normatiza a forma como os produtos são registrados no território brasileiro, com informações corretas, evitando duplicidade e divergências nos registros.
Além disso, a padronização é importante para gerar um cadastro devidamente estruturado, identificando-os, categorizando-os e registrando-os no sistema de forma adequada. Com isso, os responsáveis conseguem encontrar as informações para registro de materiais e seguir os principais modelos adotados no mercado.
Isso é importante, principalmente, para evitar divergências em caso de substituição de colaboradores, seja de forma temporária ou permanente. Assim, com a padronização gerada pela governança, é possível criar um padrão próprio da empresa , que perdurará independentemente da permanência ou saída dos envolvidos.
Diante do que falamos, fica bastante clara a importância da governança de cadastro de materiais nas organizações. E com ajuda, o processo pode tornar-se mais fácil e eficiente, não é mesmo? As tecnologias existentes auxiliam os responsáveis a realizar essas tarefas com maior precisão, minimizando falhas que possam ocorrer no processo, permitindo um melhor controle no cadastro.
A Comlink fornece módulos para cadastro de materiais que permite tanto o saneamento quanto uma governança de materiais, capaz de atender as necessidades e anseio do seu negócio, minimizando riscos e trazendo maior eficiência no processo.
Algumas das funções do módulo de governança são:
- manutenção do cadastro saneado durante o processo de consulta;
- possibilidade de realização de novos registros;
- alteração nos registros em caso de necessidade de reclassificação fiscal;
- uso de técnicas de identificação e codificação de materiais utilizando o Federal Supply, um padrão internacional;
- preparação das informações sobre o estoque para o SPED fiscal, garantindo maior transparência, entre outros.
Com isso, sua empresa poderá manter a padronização nos processos de supply chain. Achou interessante? Tem interesse em adotar a governança de cadastro de materiais de forma eficiente? Então utilize as soluções da Comlink para isso.
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