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Considere a resposta para o que é strategic sourcing como uma ampla estratégia de avaliação das variáveis presentes na cadeia. Além da influência exercida por elas nos resultados, a ferramenta também avalia o impacto do sistema de compras na estratégia do negócio.
Feita essa rápida conceituação, saiba que a grande razão de se preocupar sobre o que é strategic sourcing e de como aplicá-la é a necessidade de fortalecer a abordagem estratégica do setor de compras, de modo que ele assuma um status mais valorizado dentro da empresa.
A antiga essência operacional da área de compras não é mais capaz de atender as necessidades da indústria, o que gera demanda por novas tecnologias, metodologias e estratégias, especialmente a strategic sourcing. Continue a leitura e entenda melhor o funcionamento desse modelo.
O que é strategic sourcing?
Para entender a metodologia de strategic sourcing, você deve partir de uma visão abrangente, holística ou sistêmica, do setor de compras. Se fizer isso, poderá imaginá-lo como um amplo conjunto de regras, práticas, normas, procedimentos, processos e ações que, executadas por talentos especializados, considera as estratégias do negócio como diretriz para determinar os objetivos do setor.
Pois bem, podemos dizer que esse todo que acabamos de descrever forma o sistema de compras, que inclui as determinações estratégicas e a cooperação da cadeia no esforço de alcançar os objetivos almejados.
Nesse contexto, a strategic sourcing é um método para desenvolver e aprimorar esse sistema de compras, sempre partindo dos objetivos estratégicos. Para realizar isso, é preciso desenvolver um bom planejamento, que se traduz em uma sequência lógica de passos e que nos leva para a descrição de aplicação da ferramenta.
Como aplicar a metodologia Strategic Sourcing?
A metodologia de aplicação da strategic sourcing pode ser descrita, essencialmente, como uma série de passos regulares que, ao final, permitirão identificar em detalhes o funcionamento do sistema de compras e sua capacidade de colaborar com os objetivos estratégicos. Nos tópicos seguintes, vamos descrever cada uma dessas etapas. Veja!
Levantamento de dados
A sua primeira medida é determinar a situação atual, que é o que permitirá definir os primeiros encaminhamentos necessários. Cada detalhe sobre os dados deve ser considerado, como o modelo do serviço que já é utilizado, os acordos ajustados com os fornecedores, incluindo as metas, as responsabilidades, as demandas não atendidas e assim por diante.
Análise de mercado
Alguns fornecedores podem oferecer ótimos serviços e, desse modo, garantir a sua fidelidade. No entanto, para que você possa afirmar que conta com as melhores opções de serviço e condições de compra disponíveis no mercado, é preciso investigar as possibilidades.
Com uma boa rede de fornecimento, você amplia suas capacidades, melhora as condições de resposta a novas demandas de compra e exerce uma pressão positiva nos seus parceiros, pois eles precisam se esforçar continuamente para melhorar. Nesse processo de análise, será preciso:
- selecionar fornecedores: com capacidade de atender as demandas;
- levantar informações: por meio de questionários enviados aos possíveis fornecedores, levantando aspectos técnicos importantes para sua escolha;
- analisar as respostas: o primeiro filtro, que considera os pontos fortes e fracos de cada fornecedor;
- pontuando os fornecedores: com base na análise anterior os parceiros devem ser classificados;
- definir os fornecedores classificados para dar continuidade ao processo.
Elaboração da concorrência
Com base nas demandas que precisam ser atendidas, considerando as metas, a determinação de atribuições para as partes envolvidas e outras regras do acordo de fornecimento, a etapa seguinte da strategic sourcing é elaborar e registrar formalmente o escopo do que a empresa pretende contratar.
Essa elaboração permitirá o desenvolvimento de materiais de divulgação da concorrência a ser lançada no mercado, buscando atrair fornecedores. Nesse conteúdo, deverá ser incluída uma relação de documentos e comprovações, exigíveis dos candidatos ao fornecimento, como comprovação de capacidade técnica e certidões negativas.
Além disso, você também pode incluir uma minuta do contrato, com o objetivo de esclarecer as regras de parceria, bem como um formulário, planilha ou, preferencialmente, plataforma específica, para que sejam preenchidos os dados relativos à condição de cada oferta, incluindo preços e prazos.
Cotação
A etapa de cotação não deve ser entendida como uma atividade burocrática de coleta de preços, mas sim como uma série de eventos com o objetivo de esclarecer e ajustar um acordo favorável de fornecimento. É muito comum, por exemplo, que sejam realizados workshops, para eliminar dúvidas e facilitar a troca de informações. Visitas técnicas também são fundamentais para eliminar falhas de interpretação.
Durante a cotação, será preciso fazer duas análises distintas de cada proposta, que são: a técnica e a comercial. Nesse processo é fundamental evitar análises baseadas em um único critério, ponderando entre qualidade, preço, prazo e considerando custos indiretos, como gastos com logística, que podem mudar drasticamente de um fornecedor para o outro.
Negociação
Ao final do processo de cotação deverá ser possível classificar os fornecedores em uma pontuação objetiva, definindo quais deles podem ser selecionados para o processo de negociação.
Nesse estágio, não existe um padrão a ser seguido na definição da estratégia a ser adotada, pois ela deve variar de acordo com as demandas e eventuais dissonâncias, possíveis em qualquer negociação, uma vez que estão em jogo interesses diversos, que precisam ser equalizados com o objetivo de consolidar um acordo.
Elaboração dos termos de contrato
Os contratos costumam ser vistos como instrumentos de segurança e proteção da empresa, mas também têm a função de assegurar clareza dos aspectos acordados. Sua elaboração, apresentação e aceitação, são uma oportunidade de revisar os aspectos tratados e combinados. Por isso, essa etapa não deve ser vista apenas como uma formalidade.
Ao mesmo tempo, existem aspectos legais a serem considerados, como no caso de contratações de serviços terceirizados, por exemplo. Aspectos trabalhistas precisam ser considerados de modo a definir obrigações e garantir o seu cumprimento e fiscalização, com a apresentação regular de certidões negativas, por exemplo.
Que exemplo considerar?
Vários exemplos de casos bem sucedidos de aplicação podem esclarecer como aplicar a estratégia e comprovar os resultados possíveis, foi o que ocorreu no caso da Source One, que descreveu uma dessas situações. Buscando centralizar o fornecimento indireto e garantir economia, foram conduzidas “análises aprofundadas de gastos, revisões de contratos, entrevistas com as partes interessadas e benchmarking para descobrir oportunidades”.
Além de alcançar a economia desejada, o resultado garantiu o suporte para um longo período de crescimento para a empresa.
Agora que você sabe o que é strategic sourcing, para concluir é importante lembrar das práticas de segurança aplicadas à área de compras, buscando evitar inconsistências e desperdícios. Por isso, separamos um post para complementar este conteúdo.
Confira a publicação:4 melhores práticas para ter segurança nos processos de compras.