Já ouviu falar em follow up de compras? Veja como fazer!

Fazer um follow up de compras é, basicamente, a ação de acompanhar os períodos de intervalo entre as interações com o fornecedor. Ele pode ser usado para reforçar uma ação anterior, levantar informações adicionais ou simplesmente enviar um lembrete.

Ele é importante porque é uma forma eficiente e segura de monitorar pedidos e pendências. Além disso, evita surpresas e, conforme o caso, permite que sejam tomadas providências e feitos ajustes que diminuem custos, e garantem o andamento dos processos.

Para funcionar perfeitamente, o segredo está na forma de estruturá-lo, organizá-lo e, no que for possível, automatizá-lo. O motivo disso é que essas ações precisam ser simples de executar e de monitorar, o que vai ficar fácil com as dicas abaixo. Confira!

Tipos de follow up de compras

Qualquer situação de acompanhamento em um processo pode ser chamada de follow up, que é muito aplicado na área comercial, por exemplo. Nesse caso, o objetivo é evitar que o cliente protele uma negociação ou seja convencido pela concorrência a fechar negócio.

Já no setor de compras, a grande vantagem é apoiar as práticas de compliance e garantir o andamento dos procedimentos de compras que não estão sob domínio da equipe interna, pois dependem dos fornecedores. De qualquer maneira, eles são classificados em dois tipos, que são:

• o preventivo: que busca garantir prazos, condições e compromissos nos pedidos e pendências do setor;
• o corretivo: que atua para resolver inconformidades e evitar que eventuais problemas se agravem.

Dicas de follow up de compras

Antes de tudo, vale lembrar que uma boa gestão de fornecedores começa com uma escolha bem feita desses parceiros, que podem contribuir para facilitar esse acompanhamento, integrando sistemas, fornecendo dados de rastreamento de pedidos e demais recursos que facilitem a comunicação. Feita esta observação, podemos partir para as dicas propriamente ditas.

Faça visitas periódicas

A primeira delas envolve uma ação que já foi mais comum, pois as possibilidades de comunicação disponíveis atualmente diminuem as situações nas quais não podemos evitar visitas às sedes dos fornecedores.

Isso é importante porque é nesse deslocamento que observamos os detalhes e podemos vivenciar um pouco do dia a dia dos nossos parceiros. Talvez isso permita, por exemplo, perceber diferenças na forma de classificar produtos no cadastro que dificultam a separação dos pedidos.

No entanto, pensando mais especificamente no follow up, esse tipo de reunião é ótima para estabelecer critérios, ajustar inconformidades e, muitas vezes, aplicar uma solução imediata em tarefas que estavam pendentes há algum tempo.

Estruture um canal direto 

Essencialmente, o follow up de compras é uma atividade de comunicação, certo? Ele é aplicado nos intervalos entre uma interação e outra, justamente, para garantir continuidade e se prevenir com relação a problemas, com a troca de informações sobre como está o processo e o que pode ser feito para que ele ocorra dentro do esperado.

Por isso, é fundamental estabelecer um canal eficiente de comunicação e tomar medidas para garantir a qualidade das trocas de informações. Dados estruturados e envios automatizados fazem enorme diferença nesse processo, pois são formas eficientes de evitar erros comuns que podem gerar problemas, como os de digitação. 

Quando alguém precisa digitar um código, por exemplo, pode dobrar um pouquinho demais o dedo ou escorregá-lo, alterando totalmente o pedido efetuado. Os leitores de código e as integrações de cadastros e sistemas eliminam boa parte desse tipo de problema.

Por isso, não pense em canais de comunicação apenas como uma oferta de um meio tradicional, como o telefone ou um e-mail, pois não é apenas a troca de mensagens entre as pessoas que faz diferença. Os sistemas também precisam “conversar”. Um canal estruturado, nesse caso, pode envolver plataformas, integrações de sistemas, unidades e departamentos.

Fortaleça o relacionamento

Ao mesmo tempo, as empresas não são apenas equipamentos, prédios e sistemas, pois também envolvem pessoas. Desse ponto de vista, o relacionamento com os seus fornecedores é a base fundamental da estruturação de um bom follow up. É por meio das trocas entre as pessoas que os meios de comunicação serão pensados, desenvolvidos e aprimorados.

Além disso, são os colaboradores que analisam os resultados e acompanham os procedimentos. Um bom relacionamento determina a qualidade e o comprometimento nas ações de follow up, do mesmo modo que ocorre com os programas de qualidade, por exemplo.

Sem que as pessoas compreendam os procedimentos necessários à garantia da qualidade, elas podem até aderir aos modelos sugeridos, mas conforme o tempo passe, a tendência será a de executar as tarefas da forma mais fácil, que nem sempre é a correta. No caso do follow up de compras, é preciso considerar que a cooperação é fundamental e ela é sempre muito maior quando investimos no relacionamento.

O último ponto neste tópico é o fato de que os acompanhamentos geram feedbacks sempre que um problema é observado. Como eles fazem parte de uma gestão de relacionamento com os fornecedores, reforçam a importância de investir esforços em melhorá-la.

Monitore os indicadores através do follow up

O follow up de compras sempre trará benefícios mensuráveis, como a redução do lead time e a diminuição de imprevistos, mas a única forma de fazer isso é controlando os indicadores. Essa análise também é ótima para identificar os pontos de contato que merecem a maior atenção.

Em outras palavras, se você usar os indicadores para identificar os maiores gargalos, pode concentrar os esforços de acompanhamento que trarão maior retorno imediato. Afinal, não faz sentido acompanhar um detalhe que não faz diferença nos seus processos internos, se a produção estiver parada por causa de um acompanhamento que não foi executado. É lógico que o ideal é acompanhar tudo, mas isso pode ficar difícil, especialmente em um primeiro momento.

Use a tecnologia

Uma boa forma de resolver esse problema é usar a tecnologia. Como ela automatiza processos e procedimentos, além de oferecer relatórios detalhados sobre tudo o que acontece na relação com os fornecedores, fica mais fácil definir prioridades, identificar gargalos e estabelecer procedimentos automáticos de acompanhamento.

Conforme a equipe é liberada de tarefas mais operacionais, mesmo que seja o simples envio de um lembrete de pendência, os integrantes do time podem se concentrar em atividades mais importantes, o que ajuda a tornar o setor de compras mais estratégico.

Você pode ter mais detalhes sobre como criar a estrutura ideal para o seu negócio. Entre em contato e conte com a ajuda da nossa equipe.