Blog
Por isso, reduzir o lead time não significa apenas acelerar negociações. Também é necessário identificar onde estão os gargalos, organizar as informações e melhorar a continuidade entre as etapas do processo.
Neste artigo, entenda como calcular o lead time de compras, quais fatores provocam atrasos e como a automação pode contribuir para uma operação mais eficiente.
O que é lead time de compras?
Lead time de compras é o tempo decorrido entre dois marcos definidos do processo de aquisição, como a abertura de uma requisição e a emissão do pedido de compra.
Dessa forma, o indicador permite avaliar a agilidade da operação e identificar etapas que demandam mais tempo.
Por exemplo, uma empresa pode concluir uma negociação rapidamente, mas enfrentar atrasos na aprovação do pedido. Nesse caso, o problema não está necessariamente na cotação, e sim na continuidade do processo.
Além disso, o lead time também pode ser medido até a entrega do material, dependendo do objetivo da análise.
Por isso, é importante definir claramente o início e o fim do período avaliado.
Como calcular o lead time de compras?
O cálculo do lead time considera a diferença entre a data de conclusão e a data de início do processo analisado.
Fórmula:
Lead time de compras = Data de conclusão − Data de início
Exemplo prático:
Uma empresa registra uma requisição de compra no dia 5 e emite o pedido no dia 13 do mesmo mês.
- Data da requisição: dia 5
- Data de emissão do pedido: dia 13
- Lead time de compras: 8 dias corridos
Assim, o processo levou oito dias corridos entre a requisição e a emissão do pedido.
Para calcular o tempo médio de vários processos, utiliza-se:
Lead time médio = Soma dos tempos dos processos concluídos / Número de processos concluídos
Entretanto, é importante manter o mesmo critério de medição. Afinal, comparar dias corridos com dias úteis, ou processos encerrados em etapas diferentes, pode gerar análises inconsistentes.
Quais são os principais gargalos no processo de compras?
Os atrasos podem ocorrer em diferentes momentos da aquisição. Por isso, identificar essas dificuldades é o primeiro passo para reduzir o lead time.
1. Requisições incompletas ou inconsistentes
O processo pode começar com informações insuficientes sobre o material ou serviço solicitado.
Por exemplo, descrições incompletas, quantidades incorretas e especificações pouco claras exigem esclarecimentos antes da cotação.
Consequentemente, esse retrabalho aumenta o tempo necessário para iniciar a negociação.
Como melhorar: padronizar as informações das requisições e estabelecer critérios para o preenchimento das solicitações.
2. Demora no recebimento de cotações
A consulta aos fornecedores pode consumir tempo quando as solicitações são encaminhadas por diferentes canais e as respostas precisam ser acompanhadas individualmente.
Além disso, a falta de padronização dificulta a comparação das propostas recebidas.
Como melhorar: organizar as solicitações de cotação em um processo estruturado, facilitando o acompanhamento das respostas.
3. Comparação manual de propostas
Quando as propostas estão distribuídas entre e-mails, arquivos e planilhas, o comprador precisa reunir e conferir as informações antes de negociar.
Além de aumentar o esforço operacional, esse processo pode dificultar a identificação de diferenças nas condições comerciais.
Como melhorar: utilizar recursos digitais que apoiem a organização e a comparação das propostas.
4. Atrasos nas aprovações
Mesmo após a conclusão da negociação, o pedido pode permanecer parado aguardando aprovação.
Nesse cenário, a ausência de responsabilidades bem definidas e a dependência de cobranças individuais contribuem para o problema.
Como melhorar: estabelecer regras claras de aprovação e organizar o acompanhamento das solicitações pendentes.
5. Falta de visibilidade sobre o andamento das compras
Quando as informações estão dispersas, a equipe pode ter dificuldade para identificar em qual etapa uma aquisição está parada.
Consequentemente, aumenta a necessidade de consultas manuais e fica mais difícil atuar sobre os gargalos.
Como melhorar: centralizar os registros e acompanhar o andamento dos processos de maneira estruturada.
Como a automação ajuda a reduzir o lead time de compras?
A automação de compras contribui para reduzir o lead time ao diminuir tarefas manuais, organizar informações e facilitar a continuidade entre as etapas do processo.
Entretanto, o objetivo não é eliminar a participação do comprador, mas reduzir o esforço necessário para executar atividades operacionais.
Veja como a tecnologia pode apoiar diferentes etapas:
| Etapa | Gargalo comum | Como a automação pode ajudar |
|---|---|---|
| Requisição | Informações incompletas | Organização e padronização dos dados |
| Cotação | Acompanhamento manual de propostas | Centralização das solicitações e respostas |
| Negociação | Comparação de arquivos dispersos | Organização das condições comerciais |
| Aprovação | Demora na tomada de decisão | Fluxos digitais e acompanhamento das pendências |
| Pedido | Redigitação de informações | Melhor continuidade dos registros |
| Follow-up | Consultas individuais frequentes | Organização do histórico e acompanhamento |
Dessa forma, a automação pode contribuir para processos mais organizados e para a redução de atividades repetitivas. No entanto, os resultados dependem dos recursos disponíveis, das regras adotadas e da estrutura dos processos.
Para aprofundar esse tema, confira nosso conteúdo sobre automação de compras da requisição ao pedido.
Qual é a relação entre lead time, saving e eficiência em compras?
O lead time é um indicador importante, mas não deve ser analisado isoladamente.
Por exemplo, uma compra concluída rapidamente nem sempre representa a melhor negociação. Da mesma forma, uma economia significativa pode não compensar um atraso que comprometa a operação.
Por isso, é importante acompanhar outros indicadores de desempenho, como:
- Saving: economia obtida em relação a um valor de referência.
- Tempo médio de cotação: duração dos processos de solicitação e análise de propostas.
- Tempo de aprovação: intervalo necessário para aprovar uma aquisição.
- Cumprimento de prazos: pontualidade dos fornecedores nas entregas.
Assim, a análise conjunta desses indicadores permite avaliar a eficiência da operação sem considerar apenas a velocidade das compras.
Saiba mais em nosso artigo sobre KPIs de Compras: indicadores de eficiência, saving e lead time.
Como reduzir o lead time de compras na prática?
A redução do lead time exige identificar as causas dos atrasos e priorizar melhorias nas etapas que mais impactam a operação.
Para isso, um plano de ação pode seguir cinco passos:
1. Mapear o processo atual
Primeiramente, identifique as etapas da aquisição, os responsáveis e o tempo necessário para concluir cada atividade.
2. Medir os principais prazos
Em seguida, acompanhe o tempo de cotação, negociação, aprovação e emissão dos pedidos para identificar onde estão os maiores atrasos.
3. Padronizar informações
Além disso, estabeleça critérios para requisições, especificações de materiais e registros de fornecedores.
4. Avaliar oportunidades de automação
Depois, priorize atividades repetitivas, controles manuais e etapas que dependem de transferência frequente de informações.
5. Acompanhar os resultados
Por fim, compare os indicadores antes e depois das melhorias, utilizando os mesmos critérios de medição.
Portanto, a redução do lead time deve ser acompanhada da manutenção da qualidade das negociações e do controle dos processos.
Como a qualidade do Cadastro de Materiais influencia o lead time?
A qualidade das informações utilizadas nas compras também interfere no tempo necessário para concluir as aquisições.
Quando um mesmo material possui descrições diferentes, códigos duplicados ou especificações incompletas, a equipe pode precisar realizar verificações adicionais antes de solicitar propostas.
Consequentemente, essas inconsistências dificultam a identificação dos materiais e podem gerar retrabalho.
Por isso, o saneamento e a padronização do Cadastro de Materiais contribuem para organizar as informações, reduzir ambiguidades e facilitar a continuidade dos processos.
Além disso, a governança de materiais ajuda a preservar a qualidade da base cadastral após o saneamento, apoiando a manutenção dos registros existentes e o tratamento de solicitações de novos itens.
Como a Comlink pode apoiar a redução de gargalos em compras?
Fundada em 2000, a Comlink S.A. oferece soluções de e-Procurement B2B voltadas à digitalização e à automação dos processos de compras corporativas.
Sua plataforma apoia atividades como cotações online, negociações, comparação de propostas, pedidos de compra e relacionamento com fornecedores.
Dessa forma, a organização digital dessas etapas contribui para reduzir a dependência de controles manuais, melhorar a rastreabilidade e facilitar o acompanhamento das aquisições.
Além disso, a Comlink oferece soluções de Cadastro de Materiais que contemplam saneamento, padronização e governança dos dados corporativos.
Com mais de 6,8 milhões de itens padronizados, a empresa reúne experiência na organização de informações cadastrais, utilizando recursos como classificação, codificação e PDM (Padrão de Descrição de Materiais).
Assim, ao combinar processos estruturados e informações consistentes, as organizações criam melhores condições para identificar gargalos, reduzir retrabalho e buscar maior eficiência operacional.
Quer tornar seus processos de compras mais ágeis e organizados? Conheça as soluções da Comlink e descubra como a tecnologia pode apoiar a eficiência da sua operação.
Perguntas frequentes sobre lead time de compras
O que significa lead time de compras?
Lead time de compras é o tempo decorrido entre dois marcos definidos de um processo de aquisição, como a abertura de uma requisição e a emissão do pedido. Dessa forma, ele ajuda a avaliar a agilidade da operação.
Como calcular o lead time médio de compras?
Primeiramente, some o tempo de todos os processos concluídos no período. Em seguida, divida pelo número de processos analisados. Além disso, utilize sempre os mesmos marcos de início e conclusão.
Qual é o lead time ideal para compras?
Não existe um prazo único para todas as empresas. Afinal, o tempo adequado depende da categoria de compra, da complexidade da aquisição, dos fornecedores e das necessidades da operação.
Quais fatores aumentam o lead time de compras?
Entre os principais fatores estão requisições incompletas, demora nas cotações, comparação manual de propostas, atrasos nas aprovações e falta de visibilidade sobre os processos.
Como reduzir o lead time de compras?
Para reduzir o lead time, é importante mapear processos, identificar gargalos e padronizar informações. Além disso, a organização das etapas e a automação de atividades repetitivas podem contribuir para diminuir atrasos.
Qual é a diferença entre lead time de compras e prazo de entrega?
O lead time de compras pode medir o período entre a requisição e a emissão do pedido. Já o prazo de entrega normalmente corresponde ao intervalo entre a confirmação do pedido e a entrega pelo fornecedor. Portanto, o lead time total de aquisição pode incluir ambos, conforme a definição adotada.
Qualidade do Cadastro de Materiais: impactos e soluções
[…] Entenda melhor como esses problemas afetam os prazos em nosso conteúdo sobre lead time de compras e redução de gargalos. […]