Reforma Tributária e Cadastro de Materiais: o que precisa ser revisado para IBS e CBS?

Com a introdução do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), a qualidade dos dados cadastrais ganha ainda mais relevância para a identificação e o tratamento tributário de produtos e serviços.

Nesse cenário, o Cadastro de Materiais merece atenção especial. Afinal, descrições incompletas, classificações incorretas e registros duplicados podem dificultar a parametrização fiscal e comprometer a consistência das informações utilizadas pela empresa.

Além disso, o período de transição exige atenção às atualizações das regras tributárias e dos documentos fiscais eletrônicos.

Neste artigo, entenda o que muda com a Reforma Tributária, quais informações devem ser revisadas e como o saneamento e a governança cadastral podem apoiar a preparação para IBS e CBS.

O que muda com a Reforma Tributária para as empresas?

A Reforma Tributária do consumo foi estabelecida pela Emenda Constitucional nº 132/2023 e regulamentada inicialmente pela Lei Complementar nº 214/2025. Posteriormente, a Lei Complementar nº 227/2026 complementou o marco regulatório, incluindo disposições relacionadas à administração do IBS.

Essas normas fazem parte da implementação de um novo modelo de tributação sobre bens e serviços, que substituirá gradualmente tributos atualmente existentes.

Entre as principais mudanças estão dois tributos:

• CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): tributo federal que substituirá o PIS e a Cofins, conforme o cronograma legal.
• IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): tributo de competência compartilhada entre estados, Distrito Federal e municípios, destinado a substituir gradualmente o ICMS e o ISS.

Além disso, a Reforma prevê mudanças nas regras de apuração, nos documentos fiscais e na utilização das informações tributárias pelas empresas.

Por isso, a preparação deve envolver diferentes áreas, especialmente Fiscal, Contabilidade, Tecnologia da Informação e Compras.

Para acompanhar a legislação e suas atualizações, consulte os marcos regulatórios da Reforma Tributária publicados pela Receita Federal.

Qual é o cronograma da Reforma Tributária até 2033?

A implementação do IBS e da CBS ocorre de maneira gradual. Dessa forma, as empresas terão um período de transição para adaptar seus sistemas e processos às novas regras.

As principais etapas previstas são:

Entretanto, o cronograma de implementação não significa que todas as obrigações acessórias e validações dos documentos fiscais sejam idênticas em cada etapa.

Em 2026, por exemplo, existem regras específicas para a fase de testes, incluindo disposições sobre informações fiscais, validações e recolhimento.

Portanto, as empresas devem acompanhar as orientações oficiais e as atualizações técnicas aplicáveis aos documentos fiscais que utilizam.

Qual é a relação entre Reforma Tributária e Cadastro de Materiais?

O Cadastro de Materiais reúne informações utilizadas para identificar, classificar e organizar os produtos e materiais de uma empresa. Entre esses dados estão descrições, unidades de medida, códigos e classificações fiscais.

Além disso, essas informações são utilizadas por diferentes áreas, como Compras, Estoque, Fiscal e Contabilidade.

Com a Reforma Tributária, a consistência dos registros cadastrais torna-se ainda mais importante para apoiar a aplicação das novas regras e a adaptação dos sistemas.

Por exemplo, um material com descrição genérica ou classificação incorreta pode exigir verificações adicionais para determinar seu tratamento tributário.

Consequentemente, inconsistências cadastrais podem aumentar o retrabalho e dificultar a troca de informações entre sistemas.

Por isso, a preparação para IBS e CBS não deve ficar restrita à área fiscal. A revisão dos cadastros também precisa considerar os processos de suprimentos e a governança dos dados.

O que revisar no Cadastro de Materiais para IBS e CBS?

A preparação para a Reforma Tributária envolve a análise dos dados existentes e das informações necessárias para atender às novas regras.

Para isso, cinco aspectos merecem atenção prioritária.

1. Classificação fiscal dos materiais

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é utilizada para classificar mercadorias e continua sendo uma informação relevante no contexto tributário.

Por isso, é importante verificar se os códigos cadastrados correspondem corretamente aos produtos e se estão atualizados.

Afinal, uma classificação fiscal inadequada pode comprometer a aplicação das regras tributárias e gerar inconsistências nos registros.

Entretanto, a NCM não determina, isoladamente, o tratamento tributário de uma operação. Também devem ser consideradas as características da transação e as disposições legais aplicáveis.

O que revisar: códigos NCM, descrições associadas e critérios utilizados para classificar os materiais.

2. Descrições e especificações dos produtos

Descrições genéricas ou incompletas dificultam a identificação correta dos materiais.

Por exemplo, registros como “peça industrial”, “componente” ou “material de manutenção”, sem informações complementares, podem gerar dúvidas sobre a natureza do item.

Dessa forma, a padronização das descrições técnicas ajuda a identificar os produtos com maior precisão e facilita as análises necessárias para o enquadramento fiscal.

O que revisar: nomenclatura, características técnicas, especificações e padrões de descrição.

3. Registros duplicados e inconsistentes

Um mesmo material pode aparecer no cadastro com códigos ou descrições diferentes.

Consequentemente, essa duplicidade dificulta a gestão das informações e pode gerar divergências entre áreas e sistemas.

Nesse cenário, o saneamento cadastral permite identificar registros repetidos, corrigir inconsistências e estabelecer uma base mais organizada.

O que revisar: duplicidades, códigos internos, informações divergentes e registros desatualizados.

4. Unidades de medida

As unidades de medida precisam representar corretamente a forma como os materiais são comprados, armazenados e movimentados.

Entretanto, inconsistências entre unidades podem gerar dificuldades na comparação de informações e no processamento de operações.

Por isso, é importante verificar a compatibilidade entre os registros utilizados pelas diferentes áreas.

O que revisar: unidades cadastradas, padrões utilizados e eventuais divergências entre sistemas.

5. Informações necessárias ao tratamento tributário

A aplicação do IBS e da CBS envolve regras que podem variar conforme a operação, a natureza do produto ou serviço e as disposições legais aplicáveis.

Além da NCM, os documentos fiscais eletrônicos abrangidos pelas novas regras utilizam informações específicas para identificar o tratamento tributário.

Entre elas, destacam-se:

• CST-IBS/CBS: Código de Situação Tributária utilizado para identificar a situação tributária relativa ao IBS e à CBS.
• cClassTrib: Código de Classificação Tributária utilizado para identificar o enquadramento tributário aplicável, conforme as tabelas e regras oficiais.

Esses códigos devem observar as características da operação e as tabelas oficiais vigentes. Portanto, não devem ser atribuídos automaticamente apenas com base na descrição ou na NCM de um material.

Além disso, a empresa precisa avaliar como essas informações serão relacionadas aos registros utilizados pelos sistemas fiscais e administrativos.

O que revisar: dados necessários à parametrização fiscal, informações de CST-IBS/CBS e cClassTrib, consistência entre sistemas e responsabilidades pela atualização dos registros.

Para consultar as tabelas e os documentos técnicos aplicáveis, acesse o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica.

Vale destacar que a definição do tratamento tributário deve ser realizada com participação da área fiscal, considerando a legislação e as orientações técnicas vigentes.

Como preparar o Cadastro de Materiais para a Reforma Tributária?

A revisão cadastral pode ser organizada em etapas para facilitar o diagnóstico e a correção das inconsistências.

Dessa forma, o objetivo é construir uma base cadastral consistente, capaz de apoiar os processos atuais e as adaptações exigidas pelo novo modelo tributário.

Por que o saneamento cadastral é importante nesse processo?

O saneamento do Cadastro de Materiais consiste em identificar, corrigir e padronizar informações para melhorar a qualidade dos dados utilizados pela empresa.

Assim, esse trabalho contribui para reduzir duplicidades, eliminar inconsistências e facilitar a identificação dos materiais.

No contexto da Reforma Tributária, uma base organizada oferece melhores condições para revisar classificações e relacionar informações cadastrais às regras fiscais aplicáveis.

Além disso, a qualidade dos dados contribui para a eficiência dos processos de compras, estoque e gestão de fornecedores.

Isso ocorre porque descrições e classificações consistentes reduzem ambiguidades e facilitam a utilização das informações entre diferentes áreas.

A Comlink oferece uma solução de saneamento e padronização do Cadastro de Materiais que contempla classificação por Grupo/Subgrupo, codificação e utilização do PDM (Padrão de Descrição de Materiais).

Dessa forma, as empresas podem organizar as descrições técnicas, identificar equivalências e estabelecer critérios mais consistentes para seus registros.

Qual é o papel da governança de dados na adequação tributária?

A revisão do Cadastro de Materiais não deve ser tratada apenas como uma atividade pontual.

Afinal, novos produtos são cadastrados, informações são alteradas e regras tributárias podem exigir atualizações ao longo do tempo.

Por isso, a governança de dados é importante para manter a qualidade das informações após o saneamento inicial.

Algumas práticas incluem:

• Definir responsáveis pela criação e atualização dos cadastros;
• Estabelecer padrões para descrições e classificações;
• Criar critérios para identificar e tratar duplicidades;
• Realizar revisões periódicas;
• Promover o alinhamento entre Compras, Fiscal e Tecnologia da Informação.

Consequentemente, essas medidas ajudam a reduzir a reincidência de inconsistências e a manter uma base confiável para os processos corporativos.

Além disso, a solução de Governança de Materiais da Comlink apoia a manutenção dos registros existentes, o tratamento de solicitações de novos itens e o controle de alterações cadastrais, incluindo atualizações de classificação fiscal, como NCM.

Como a Comlink pode apoiar a qualidade do Cadastro de Materiais?

A Comlink S.A. oferece soluções que vão além da correção de inconsistências cadastrais. Sua atuação contempla o saneamento, a padronização e a governança contínua do Cadastro de Materiais, ajudando empresas a organizar suas bases e preservar a qualidade das informações ao longo do tempo.

Com mais de 6,8 milhões de itens padronizados, a Comlink reúne experiência na organização de informações cadastrais para operações corporativas.

Por meio de processos de classificação, codificação e padronização das descrições técnicas com o PDM (Padrão de Descrição de Materiais), a solução contribui para identificar duplicidades, organizar equivalências e melhorar a identificação dos produtos.

Além disso, a Comlink atua na definição de workflows e procedimentos de cadastro. Assim, as empresas podem estabelecer critérios mais claros para a inclusão de novos materiais e para a atualização dos registros existentes.

Após o saneamento inicial, a governança ajuda a preservar os padrões definidos e a reduzir a reincidência de inconsistências. Esse acompanhamento é especialmente relevante em cenários de mudanças nas informações fiscais e cadastrais.

No contexto da Reforma Tributária, essas soluções oferecem uma base de dados mais organizada para apoiar as análises conduzidas pelas áreas Fiscal, de Compras e de Tecnologia da Informação.

Entretanto, o saneamento cadastral não substitui a definição do tratamento tributário pela área fiscal, nem representa uma garantia automática de conformidade com IBS e CBS.

A Comlink também oferece soluções de e-Procurement B2B, ampliando seu portfólio para atender tanto à organização dos dados quanto à digitalização dos processos de compras corporativas.

Prepare sua empresa para uma gestão cadastral mais consistente. Conheça as soluções de Cadastro de Materiais da Comlink e descubra como fortalecer o saneamento, a padronização e a governança das informações da sua operação.

Perguntas frequentes sobre Reforma Tributária e Cadastro de Materiais

A Reforma Tributária exige revisar o Cadastro de Materiais?

A Reforma Tributária não estabelece uma obrigação genérica de sanear todo o Cadastro de Materiais. Entretanto, a revisão é uma medida recomendada para identificar inconsistências e apoiar a qualidade das informações necessárias à aplicação das novas regras.

A NCM continuará sendo utilizada com IBS e CBS?

Sim. A NCM continua relevante para a identificação e classificação de mercadorias, inclusive na aplicação de determinadas regras tributárias. Entretanto, ela não é o único dado necessário para definir o tratamento fiscal de uma operação.

O que são CST-IBS/CBS e cClassTrib?

O CST-IBS/CBS identifica a situação tributária relativa aos novos tributos. Já o cClassTrib identifica a classificação tributária aplicável, conforme as tabelas oficiais. Portanto, ambos devem ser considerados na parametrização dos documentos fiscais eletrônicos abrangidos pelas novas regras.

O que acontece se o Cadastro de Materiais estiver desatualizado?

Informações incorretas ou incompletas podem dificultar a identificação dos produtos, a parametrização dos sistemas e a aplicação das regras fiscais. Consequentemente, aumentam os riscos de inconsistências operacionais e tributárias.

Qual é a diferença entre saneamento e padronização cadastral?

O saneamento identifica e corrige problemas existentes, como duplicidades e informações incorretas. Já a padronização estabelece critérios uniformes para organizar os registros e evitar novas inconsistências.

O Cadastro de Materiais define automaticamente o IBS e a CBS?

Não. O cadastro fornece informações que podem apoiar a classificação e a parametrização fiscal. Entretanto, o tratamento tributário depende das características da operação e da legislação aplicável.

Quando as empresas devem revisar seus cadastros?

A revisão deve fazer parte do planejamento de adaptação à Reforma Tributária. Para isso, é importante considerar o cronograma de transição, os sistemas utilizados e as necessidades identificadas pelas áreas Fiscal, de Compras e de Tecnologia da Informação.