KPIs de Compras: quais indicadores acompanhar para medir eficiência, saving e lead time?

Os KPIs de Compras são indicadores utilizados para avaliar o desempenho dos processos de aquisição, identificar oportunidades de melhoria e acompanhar os resultados da área de Suprimentos.

Entre os principais indicadores estão o saving, que mede a economia obtida nas negociações, e o lead time de compras, que acompanha o tempo necessário para concluir determinadas etapas do processo.

Além disso, monitorar esses dados ajuda a compreender onde estão os custos, os atrasos e as oportunidades de tornar a operação mais eficiente.

Neste artigo, conheça os principais indicadores de desempenho em compras, entenda como calculá-los e saiba como utilizá-los na gestão estratégica.

O que são KPIs de Compras?

KPIs de Compras (Key Performance Indicators) são indicadores-chave de desempenho utilizados para medir a eficiência, os custos, os prazos e a qualidade dos processos de aquisição de uma empresa.

Dessa forma, eles permitem acompanhar resultados com base em dados, em vez de depender apenas de percepções sobre o desempenho da equipe.

Por exemplo, uma empresa pode realizar muitas negociações ao longo do mês. Entretanto, isso não significa necessariamente que esteja comprando com eficiência.

Por isso, para avaliar os resultados, é importante considerar fatores como economia obtida, tempo de atendimento das demandas, cumprimento de prazos e produtividade.

Assim, os KPIs ajudam a transformar essas informações em critérios objetivos de acompanhamento.

Quais são os principais KPIs de Compras?

A escolha dos indicadores depende dos objetivos e da complexidade da operação. Entretanto, algumas métricas são especialmente relevantes para acompanhar eficiência, saving e lead time.

1. Saving em compras: quanto a empresa economizou?

O saving em compras representa a economia obtida em uma negociação, calculada pela diferença entre um valor de referência e o valor efetivamente negociado.

Assim, esse indicador ajuda a avaliar a contribuição das negociações para a redução dos custos de aquisição.

Como calcular o saving em compras?

Saving (R$) = Valor de referência − Valor negociado

Saving (%) = [(Valor de referência − Valor negociado) / Valor de referência] × 100

Exemplo prático:

Uma empresa possui um orçamento de R$ 50.000 para determinada aquisição. Após a negociação, consegue contratar o fornecimento por R$ 45.000.

• Valor de referência: R$ 50.000
• Valor negociado: R$ 45.000
• Saving obtido: R$ 5.000
• Saving percentual: 10%

Portanto, nesse exemplo, a negociação gerou uma economia de 10% em relação ao valor de referência.

Entretanto, para que o indicador seja confiável, é importante utilizar referências documentadas e critérios consistentes de comparação. Além disso, devem ser consideradas quantidades, especificações e condições comerciais equivalentes.

2. Lead time de compras: quanto tempo o processo leva?

O lead time de compras mede o tempo decorrido entre dois marcos definidos do processo de aquisição.

Por exemplo, ele pode representar o período entre a abertura de uma requisição e a emissão do pedido de compra.

Como calcular o lead time de compras?

Lead time = Data de conclusão − Data de início

Exemplo prático:

Uma requisição foi aberta no dia 3 e o pedido de compra foi emitido no dia 11 do mesmo mês.

Assim, considerando dias corridos e a diferença entre as datas, o lead time foi de 8 dias.

O acompanhamento desse indicador permite identificar atrasos em atividades como cotações, análise de propostas e aprovações.

Entretanto, é importante definir quais etapas serão consideradas no cálculo. Afinal, o lead time até a emissão do pedido é diferente do prazo total até a entrega do material.

3. Tempo médio de cotação

O tempo médio de cotação indica quanto tempo a equipe leva para concluir os processos de solicitação e análise de propostas.

Além disso, esse KPI ajuda a identificar dificuldades relacionadas à comunicação com fornecedores, organização das respostas e comparação das condições comerciais.

Como calcular?

Tempo médio de cotação = Soma dos tempos das cotações concluídas / Número de cotações concluídas

Dessa forma, ao acompanhar esse indicador, a empresa pode identificar categorias de compras que exigem mais tempo e avaliar oportunidades de melhoria.

4. Tempo médio de aprovação de compras

O tempo médio de aprovação mede o intervalo entre o encaminhamento de uma solicitação para aprovação e a decisão do responsável.

Em muitos casos, atrasos nessa etapa podem comprometer o andamento das aquisições, mesmo quando a cotação e a negociação já foram concluídas.

Por isso, o indicador permite avaliar se os fluxos de aprovação estão adequados à rotina da empresa.

5. Cumprimento do prazo de entrega dos fornecedores

Esse KPI acompanha a proporção de entregas realizadas dentro do prazo acordado.

Como calcular?

Entregas no prazo (%) = (Número de entregas realizadas no prazo / Total de entregas avaliadas) × 100

Por exemplo, se um fornecedor realizou 90 entregas no prazo entre 100 entregas avaliadas, seu índice de pontualidade foi de 90%.

Assim, esse indicador contribui para a avaliação do desempenho dos fornecedores e para a identificação de riscos de abastecimento.

6. Produtividade da equipe de Compras

A produtividade pode ser acompanhada por meio do volume de processos concluídos em determinado período, considerando a capacidade da equipe.

Por exemplo, uma das métricas possíveis é o número médio de pedidos processados por comprador.

Entretanto, esse indicador deve ser interpretado com cuidado, pois compras estratégicas ou de maior complexidade podem exigir mais tempo do que aquisições recorrentes.

Portanto, comparar apenas a quantidade de pedidos não é suficiente para avaliar o desempenho individual ou da área.

Como organizar os indicadores de desempenho em compras?

Para facilitar o acompanhamento, os KPIs podem ser agrupados conforme o objetivo da análise.

Entretanto, a empresa não precisa acompanhar todos os indicadores simultaneamente. O ideal é priorizar aqueles que respondem às principais necessidades da operação.

Qual é a diferença entre saving e redução de custos?

Embora os termos estejam relacionados, saving e redução de custos não são necessariamente a mesma coisa.

O saving normalmente representa a economia identificada em uma negociação em relação a uma referência previamente estabelecida.

Já a redução de custos pode envolver mudanças mais amplas, como revisão de processos, diminuição de desperdícios, padronização de materiais e otimização de recursos.

Por exemplo, uma negociação pode apresentar saving sem que toda a economia seja imediatamente refletida no resultado financeiro da empresa.

Por isso, é importante definir critérios de apuração e acompanhar os resultados de maneira consistente.

Como melhorar os KPIs de Compras?

Melhorar os indicadores exige compreender as causas dos resultados e identificar oportunidades de otimização.

Para isso, algumas práticas contribuem para esse processo:

1. Padronizar os processos de compras

Definir etapas, responsabilidades e critérios de negociação ajuda a reduzir inconsistências. Além disso, facilita o acompanhamento das atividades.

2. Organizar as informações

Centralizar registros de cotações, propostas e pedidos diminui a dependência de controles dispersos. Consequentemente, melhora a rastreabilidade.

3. Ampliar a competitividade das negociações

Avaliar diferentes alternativas de fornecimento pode contribuir para melhores condições comerciais e oportunidades de saving.

4. Identificar gargalos operacionais

Acompanhar o tempo gasto em cada etapa permite identificar atrasos e, assim, priorizar melhorias nos processos.

5. Utilizar tecnologia para apoiar a gestão

Soluções de e-Procurement podem contribuir para a organização das informações, a automação de atividades e o acompanhamento dos processos de compras.

Para entender como a tecnologia pode apoiar essa evolução, confira nosso artigo sobre automação de compras da requisição ao pedido.

Como o e-Procurement contribui para o acompanhamento dos KPIs?

O e-Procurement apoia a digitalização e a organização dos processos de compras, contribuindo para a disponibilidade de informações utilizadas na análise de desempenho.

Com cotações, negociações e pedidos organizados digitalmente, a empresa pode reduzir o esforço necessário para localizar registros e consolidar dados.

Além disso, dependendo dos recursos da plataforma, essas informações podem apoiar o acompanhamento de indicadores e a identificação de oportunidades de melhoria.

Da mesma forma, a integração com outros sistemas corporativos pode contribuir para a consistência das informações utilizadas na gestão.

Para aprofundar esse tema, entenda a relação entre e-Procurement e ERP e as vantagens da integração.

Como a Comlink pode apoiar uma gestão de compras mais eficiente?

Fundada em 2000, a Comlink S.A. oferece soluções de e-Procurement B2B voltadas à digitalização e à automação dos processos de compras corporativas.

Sua plataforma apoia atividades como cotações, negociações, pedidos de compra e relacionamento com fornecedores. Dessa forma, contribui para maior organização e controle da operação.

Além disso, ao estruturar essas etapas, as empresas criam melhores condições para acompanhar o desempenho das aquisições, identificar gargalos e avaliar oportunidades de saving.

A Comlink também oferece soluções de Cadastro de Materiais, com foco no saneamento, na padronização e na governança das informações utilizadas pelas empresas.

Com mais de 6,8 milhões de itens padronizados, a Comlink reúne experiência na organização de dados cadastrais. Assim, contribui para reduzir duplicidades e melhorar a confiabilidade dos registros.

Consequentemente, a combinação entre processos estruturados e dados consistentes contribui para uma gestão de compras mais eficiente e para análises de desempenho mais confiáveis.

Quer melhorar os resultados da sua área de Compras? Conheça as soluções da Comlink e descubra como aprimorar a organização, a automação e o controle dos seus processos de aquisição.

Perguntas frequentes sobre KPIs de Compras

Quais são os principais KPIs de Compras?

Entre os principais KPIs de Compras estão saving, lead time, tempo médio de cotação, tempo de aprovação, cumprimento de prazos de entrega e produtividade da equipe. Entretanto, a escolha depende dos objetivos da empresa.

Como calcular o saving em compras?

O saving é calculado pela diferença entre o valor de referência e o valor negociado. Em seguida, para obter o percentual, divide-se essa diferença pelo valor de referência e multiplica-se por 100.

O que é lead time de compras?

Lead time de compras é o tempo decorrido entre dois marcos definidos do processo de aquisição, como a abertura de uma requisição e a emissão do pedido. Dessa forma, o indicador ajuda a identificar atrasos e oportunidades de melhoria.

Qual é a diferença entre KPI e métrica de compras?

Uma métrica é qualquer medida utilizada para acompanhar uma atividade. Já um KPI é uma métrica considerada prioritária para avaliar o desempenho em relação a um objetivo estratégico ou operacional.

Como definir metas para os indicadores de compras?

As metas devem considerar o histórico da operação, a complexidade das aquisições e os objetivos da empresa. Além disso, é importante estabelecer critérios de cálculo consistentes e revisar os resultados periodicamente.

Como a tecnologia ajuda a acompanhar os KPIs de Compras?

A tecnologia contribui para organizar informações, reduzir controles manuais e facilitar a análise dos processos. Assim, plataformas de e-Procurement podem apoiar essa gestão conforme os recursos disponíveis e as necessidades da operação.